Evenementeditor
Elke instelling voor een feest, practica of social: capaciteit, hoelang het duurt, prijs per evenement of gratis, vroegboek- en deurprijzen, tickets voor mensen die niet bij je dansen, terugbetalen, en een evenement beëindigen.
Voor eigenaren en managers
Een evenement is een avond waar mensen naartoe komen, geen les waarin ze iets leren: een feest, een practica, een social, een festivalavond. Dansly verkoopt het per ticket, en het kan openstaan voor mensen die niet bij je school dansen.
Waar: zijbalk → Lessen & evenementen → Nieuwe losse les, en zet Soort avond op Evenement. Om een bestaand evenement te veranderen, open je het vanuit Lessen & evenementen.
Wie: eigenaren en managers.
Voor een uitleg van begin tot eind, zie Tickets verkopen voor een feest.
Wat Evenement kiezen verandert#
Soort avond heeft drie keuzes: Les, Workshop en Evenement. ("Social" was tot september 2026 een vierde; elke social is nu een evenement.)
Evenement kiezen haalt weg wat alleen een les nodig heeft:
| Weg bij een evenement | Waarom |
|---|---|
| Stijl en Niveau | Voor een feest word je niet op een niveaulijst gezet. Ze worden leeggemaakt als je opslaat. |
| Docenten | Niemand geeft les. Dansly toont "alleen vrij dansen". |
| Leiders en volgers | Iedereen wordt samen geteld, niemand kiest een rol, en er zijn geen invalverzoeken. |
| Credits | Een evenement wordt per ticket verkocht of is gratis. Creditpakketten zijn voor lessen. |
| Proefles | Een proefles is iemands eerste les; een evenement is dat nooit. |
Verder is het in alles een losse les: het heeft een zaal, een datum of een terugkerende reeks, en een eigen pagina voor elke avond.
Het evenement#
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Naam | Wat mensen zien, bijvoorbeeld "Kizomba-avond". |
| Zaal | Waar het is. Kies een zaal op de juiste locatie. |
| Hoeveel mensen er passen · niet verplicht | Iedereen samen, de hele zaal. Leeg betekent geen limiet, handig voor een practica. Is het vol, dan zien kopers uitverkocht. |
| Hoelang (minuten) · niet verplicht | Tot 5 uur. Leeg betekent vier uur. Het bepaalt alleen wanneer de avond uit de agenda gaat. |
Wanneer het loopt#
Eenmalig voor één avond: een tijd bij Begin en een Datum. Wekelijks en Om de week werken zoals bij lessen; zie Editor voor losse lessen.
De regel eronder telt wat je krijgt: "Dat is 1 evenement, 17 okt."
Zodra het evenement loopt, liggen datum, tijd, duur en herhaling vast. Om één avond te verplaatsen, wijzig je die datum vanuit het rooster; zie Eén datum wijzigen.
Hoe er betaald wordt#
| Keuze | Betekenis |
|---|---|
| Per evenement | Een ticket voor een prijs die je instelt. |
| Gratis | Niets te betalen. Goed voor practica's en open vloeren. |
Met Per evenement vul je Prijs (€) in, of bouw je een prijs die verandert (hieronder).
Verandert de prijs?#
| Keuze | De prijs |
|---|---|
| Eén prijs | De prijs hierboven, voor iedereen. |
| Op datum | Goedkoper naarmate mensen eerder kopen: een vroegboekprijs. |
| Op verkochte tickets | Goedkoper voor de eerste tickets, duurder als die op zijn. |
Met Op datum of Op verkochte tickets schrijf je een korte lijst prijzen, die van boven naar beneden gelezen wordt. Elke rij heeft een Naam, een Prijs (€) en één getal:
- Op datum: Uur voor het begin, het moment waarop deze prijs stopt. 168 is een week.
- Op verkochte tickets: Tickets voor deze prijs, hoeveel ervoor verkocht worden, geteld vanaf het eerste ticket.
De laatste rij heeft geen getal: dat is de prijs voor alles daarna. Gebruik Prijs toevoegen voor een derde stap, en Verwijderen om er een weg te halen.
Het formulier schrijft de lijst uit als zin zodat je hem kunt controleren, bijvoorbeeld "€ 15 tot 7 dagen van tevoren, daarna € 20." of "De eerste 30 tickets voor € 15, daarna € 20." Controleer die zin nadat je tussen de twee manieren wisselt: de getallen blijven in de vakken staan, dus 168 uur wordt 168 tickets.
Elke rij behalve de laatste heeft een getal nodig. Laat je er een leeg, dan weigert het formulier op te slaan ("Zeg wanneer Vroegboek overgaat in de volgende prijs…"), omdat die prijs anders nooit eindigt. Je hebt minstens twee rijen nodig; met één kies je Eén prijs.
Wat kopers zien en betalen:
- De prijs die vandaag geldt, met de volgende eronder ("Daarna Deur € 20"). Bij het afrekenen zien ze elke stap, met de stappen die voorbij zijn doorgestreept en als uitverkocht gemarkeerd.
- Met Op verkochte tickets: hoeveel er nog zijn voor de huidige prijs.
- Een koper kan bewust een latere, duurdere prijs kiezen, bijvoorbeeld om er vijf samen te kopen als er nog maar twee voor de vroege prijs zijn. Een prijs die voorbij is, kunnen ze nooit kiezen.
- Eén bestelling is altijd tegen één prijs.
Iedereen kan een ticket kopen, niet alleen je dansers#
Staat standaard uit: alleen mensen die lid zijn van je school kunnen kopen, en ieder ander moet eerst een volledig Dansly-account maken.
Staat het aan, dan kan iedereen kopen met naam, e-mailadres en geboortedatum. "Ze worden nergens lid van: geen pakket, geen invalverzoeken, en ze staan op geen enkele lijst van je dansers — alleen op de presentielijst van deze avond." Ze krijgen hun ticket per mail en op een ticketpagina, en kunnen het account daarna houden als ze willen.
Een ticket terugbetalen dat op tijd wordt opgegeven#
Staat bij evenementen standaard uit: "Betaald is betaald." Een koper kan de plek nog steeds opgeven zodat iemand anders hem kan hebben, maar krijgt geen geld terug.
Staat het aan, dan krijgt wie het ticket minstens zo vroeg opgeeft als je annuleringstermijn voor lessen het geld terug. Die termijn stel je één keer in onder Annuleringen.
Dit is het eigen antwoord van het evenement. Een geannuleerde losse les terugbetalen van de hele school geldt niet voor evenementen.
Boekperiode#
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Opent · niet verplicht | Hoeveel dagen voor het evenement de tickets in de verkoop gaan. Leeg betekent in de verkoop zodra het gepubliceerd is, wat je wilt voor een feest dat je maanden van tevoren aankondigt. |
| Sluit · niet verplicht | Hoeveel minuten voor het begin de verkoop stopt. Leeg of 0 betekent tot het begin. |
Tickets#
- Eén koper kan tot 10 tickets in één bestelling kopen. Die krijgt één code per ticket, op één pagina om doorheen te vegen.
- Een kortingscode werkt op de hele bestelling, één keer. Codes voor Losse lessen gelden ook voor evenementen.
- Tickets opgeven gaat voor de hele bestelling of niet.
- Iedereen krijgt de tickets per mail en in de app, want een ticket neem je mee naar de deur.
Mensen binnenlaten#
Elke avond die per ticket verkocht wordt, heeft een scherm Deur om tickets te scannen. Zie Mensen binnenlaten bij de deur.
Een evenement beëindigen#
Evenement beëindigen vraagt eerst, en zegt precies wat er wordt teruggedraaid:
- hoeveel data die nog komen uit het rooster gaan;
- hoeveel plekken op hoeveel data vervallen (iedereen die er een heeft, krijgt bericht);
- hebben mensen betaald, dan staat De € … terugbetalen standaard aangevinkt. Staat het aan, dan gaat het geld meteen terug naar de kaarten waar het vandaan kwam. Staat het uit: "Het geld blijft bij jou. Iedereen krijgt het verzoek om contact op te nemen."
Kies Laten doorgaan om terug te gaan. De knop heet daarna Het evenement beëindigen, Beëindigen en € … terugbetalen of Beëindigen zonder terugbetaling. Voorbije data blijven staan, en met Opnieuw laten lopen kun je het later weer starten.
Om maar één avond van een terugkerend evenement af te zeggen, zeg je die datum af; zie Eén datum afzeggen.